Besucher kommen auf Ihre Website, Formulare werden ausgefüllt, Anfragen gehen ein. Die eigentliche Handarbeit beginnt aber erst danach. Daten kopieren, E-Mails weiterleiten oder im CRM von Hand eine Kundenkarte anlegen kostet Zeit und führt häufiger zu Fehlern, als viele Unternehmen denken.
Deshalb wird oft gefragt: Wie verbindet man Website und CRM? Die kurze Antwort: Sie sorgen dafür, dass die Daten Ihrer Website automatisch ins CRM übertragen werden, sodass Interessenten, Kunden und Kontakte sofort am richtigen Ort liegen. In diesem Beitrag erklären wir, was eine solche Integration bedeutet, was sie Ihnen bringt und wie Sie sie klug einrichten.
Was bedeutet es, die Website mit dem CRM zu verbinden?
Das CRM ist der Ort, an dem Sie Kundendaten, Interessenten, Notizen und Nachfassaktionen verwalten. Wenn Sie Ihre Website mit dem CRM verbinden, werden Daten aus Kontaktformularen, Angebotsanfragen, Datei-Downloads oder Onlineshop-Vorgängen automatisch übertragen.
Stellen Sie sich einen Besucher vor, der auf Ihrer Website ein Formular ausfüllt. Ohne Integration landet diese Anfrage meist nur in Ihrem E-Mail-Postfach. Mit Integration wird dieselbe Information sofort auch im CRM als Kontakt, Lead oder Opportunity gespeichert. Das ist schneller und verschafft Ihnen einen klareren Überblick.
Die Verbindung lässt sich auf verschiedenen Wegen einrichten. Manche CRM-Systeme bieten dafür fertige Formulare, etwa HubSpot Forms, Pipedrive Web Forms oder Salesforce Web-to-Lead. In anderen Fällen entsteht die Integration über ein Plugin, eine API oder eine individuelle Entwicklung mit der WordPress REST API.
Was können Sie mit einer CRM-Integration erreichen?
Die meisten Unternehmen denken zuerst an Kontaktformulare, doch eine Integration kann deutlich mehr. Genau hier liegt oft der eigentliche Gewinn: Sie holen verstreute Informationen aus E-Mail-Postfächern und Tabellen und bündeln sie in einem System.
- Kontaktanfragen automatisch als Lead speichern
- Angebotsformulare mit Opportunities oder Vertriebsprozessen verknüpfen
- Downloads oder Newsletter-Anmeldungen erfassen
- Aufgaben oder Benachrichtigungen für Ihr Team auslösen
- Kundendaten mit Formular- oder Shop-Daten anreichern
Wenn Sie zum Beispiel WooCommerce nutzen, kann eine Integration auch helfen, Bestellungen, Kundendaten oder Follow-up-E-Mails geordneter zu verwalten. Das gehört dazu, wenn Ihr Onlineshop klug mit Ihren internen Abläufen zusammenarbeiten soll.
Welche Daten werden in der Regel übertragen?
Grundsätzlich werden meist Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht übertragen. In der Praxis möchten Sie aber oft mehr Kontext mitschicken: das gewählte Thema, das Budget, die Dienstleistung, den Standort oder die Seite, auf der das Formular ausgefüllt wurde.
Unternehmen profitieren am meisten von einer klugen Auswahl. Nicht jedes Feld muss ins CRM. Übertragen Sie die Informationen, die Ihr Team für eine schnelle Nachverfolgung wirklich braucht. Je weniger unnötige Daten, desto nützlicher bleibt Ihr CRM.
Wie richten Sie die Integration von Website und CRM ein?
Der richtige Ansatz hängt von Ihrer Website, Ihrem CRM und davon ab, was genau Sie automatisieren möchten. Der Ablauf folgt aber meist denselben Schritten.
1. Legen Sie fest, welches Formular oder welcher Prozess angebunden wird
Fangen Sie klein an. Verbinden Sie zuerst ein wichtiges Formular, zum Beispiel Ihr Kontaktformular oder Ihre Angebotsanfrage. Wenn Sie WordPress nutzen, sollten Sie vorab genau prüfen, wie Ihr Formular technisch aufgebaut ist.
2. Wählen Sie die Verbindungsmethode
Grob gibt es drei Möglichkeiten. Die erste ist die fertige Integration Ihres CRM. HubSpot kann Formularübermittlungen nutzen, um Datensätze anzulegen oder zu aktualisieren. Pipedrive bietet Web-Formulare, die Sie auf Ihrer Website einbetten können. Salesforce setzt dafür unter anderem auf Web-to-Lead.
Die zweite Möglichkeit ist der Weg über ein Plugin oder ein Automatisierungstool. Das ist meist praktisch, wenn Sie die Standardformulare Ihrer Website weiter nutzen möchten. Die dritte Möglichkeit ist eine individuelle Entwicklung per API. Sie wird vor allem dann interessant, wenn Sie bestimmte Felder, Regeln oder Workflows benötigen. In solchen Fällen ist eine individuelle WordPress-Entwicklung oft der stabilste Weg.
3. Ordnen Sie die richtigen Felder zu
Anschließend legen Sie fest, welches Feld Ihrer Website in welches Feld des CRM übertragen wird. Das Feld ‚Firmenname‘ Ihres Formulars sollte zum Beispiel im CRM im Feld ‚Organisation‘ landen. Das klingt einfach, doch genau hier geht es meist schief, wenn die Feldbezeichnungen nicht zusammenpassen.
4. Testen Sie die Integration sorgfältig
Füllen Sie immer selbst ein Testformular aus und prüfen Sie, ob alles korrekt ankommt. Achten Sie nicht nur darauf, ob ein Datensatz entsteht, sondern auch darauf, ob die Felder stimmen, die Benachrichtigungen funktionieren und keine doppelten Kontakte angelegt werden. Wenn Sie Ihre Formulare gut messen, können Sie später auch mit Google Analytics leicht auswerten, was sie Ihnen bringen.
Worauf sollten Sie außerdem achten?
Eine gute Integration funktioniert nicht nur technisch, sondern ist auch im Alltag nützlich. Achten Sie deshalb auf Einwilligungen, Pflichtfelder, Fehlermeldungen und den Datenschutz. Gerade wenn Sie personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie kritisch prüfen, was Sie warum speichern. Sinnvoll ist es, dabei auch die Pflichten aus der DSGVO zu berücksichtigen.
Vergessen Sie auch den Spam-Schutz nicht. CRM-Daten sind nur wertvoll, wenn die Einträge sauber bleiben. Ein Formular ohne Schutz füllt sich schnell mit gefälschten Anfragen oder unbrauchbaren Datensätzen.
Wann ist eine individuelle Entwicklung klüger als eine Standard-Integration?
Wenn Sie nur die Grunddaten übertragen möchten, reicht eine Standard-Integration meist aus. Haben Sie aber mehrere Formulare, individuelle Felder, verschiedene Abteilungen oder automatische Nachfassschritte, wird eine individuelle Entwicklung oft attraktiver.
Viele Unternehmen starten mit einer einfachen Integration und wünschen sich später mehr. Zum Beispiel Leads automatisch zu taggen, verschiedene Formulare in getrennte Vertriebspipelines zu leiten oder Shop-Daten mit CRM-Informationen zusammenzuführen. An diesem Punkt reicht ein einzelnes Plugin oft nicht mehr aus, und ein robusterer technischer Aufbau ist die klügere Wahl.
Von verstreuten Anfragen zu einem klügeren Prozess
Wie verbindet man Website und CRM? Indem Sie zuerst klären, welche Daten Sie übertragen möchten, dann die passende Technik wählen und alles gründlich testen. Für manche Websites genügt eine Standard-Formularintegration. Für andere braucht es eine API oder eine individuelle Entwicklung.
Wichtig ist, dass Ihre Website Anfragen nicht nur sammelt, sondern sie sofort in Ihrem Vertriebsprozess nutzbar macht. So sparen Sie Zeit, vermeiden Fehler und melden sich schneller zurück. Wenn Sie wissen möchten, welcher Ansatz zu Ihrer Website und Ihrem CRM passt, denken wir bei Kantex gerne mit Ihnen mit.
Eine Website-CRM-Integration sorgt dafür, dass die Daten Ihrer Website automatisch in Ihr CRM übertragen werden. Formularübermittlungen, Angebotsanfragen oder andere Lead-Informationen werden sofort als Kontakt, Lead oder Opportunity gespeichert.
Das ist meist über die fertigen Formulare Ihres CRM, ein Plugin oder ein Automatisierungstool möglich. Viele CRM-Systeme bieten Standardoptionen, um Formulardaten Ihrer Website direkt in den passenden Datensatz zu übertragen.
Meist werden Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht aus dem Formular gesendet. Zusätzlich können Felder wie Firmenname, gewählte Dienstleistung, Budget oder die Herkunft der Anfrage übertragen werden.
Eine API-Integration lohnt sich vor allem, wenn Sie mehr als Standard-Formularübermittlungen wünschen. Zum Beispiel, wenn Sie mit mehreren Formularen, individuellen Feldern, verschiedenen Vertriebspipelines oder automatischen Workflows arbeiten.
Eine CRM-Integration spart Zeit, macht das manuelle Abtippen überflüssig und sorgt dafür, dass Interessenten schneller eine Antwort erhalten. So arbeiten Sie geordneter und verringern das Risiko, dass wertvolle Anfragen in Ihrem Postfach untergehen.
